Die Buchhaltung steht im Zentrum jedes Unternehmens. Hier laufen alle wichtigen Daten zusammen:
- Aufwände und Erträge
- Informationen über Anlagevermögen und -kapital
- Lohn- und Gehaltsverrechnung
- Steuerangelegenheiten usw.
Auf den Daten der Buchhaltung basiert auch die Kostenrechnung (Feststellung von Fixkosten, Herstellungskosten usw.). Diese wiederum liefert die Entscheidungsgrundlage der Produktions- und Leistungsplanung und Preiskalkulation. Die meisten Arbeitsvorgänge in der Buchhaltung werden heute mit EDV-Unterstützung durchgeführt. Meldungen an Behörden (Finanzämter, Sozialversicherungsanstalten) erfolgen über Onlineportale (FinanzOnline, ELDA). Umfangreiche generelle EDV-Kenntnisse und Kenntnisse der Buchhaltungsprogramme sind daher grundlegend für diesen Beruf. Je nach Größe eines Betriebes führen Finanz- und RechnungswesenassistentInnen verschiedene Buchführungssysteme (Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Doppelte Buchhaltung) durch: Die einfache Buchhaltung ist eine reine Einnahmen- und Ausgaben-Gegenüberstellung und wird bei Kleinunternehmen angewendet oder wenn bestimmte Gewinn- und Umsatzgrenzen nicht überschritten werden. In der doppelten Buchführung werden einerseits Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben geführt, andererseits über Umlauf- und Anlagevermögen, Eigen- und Fremdkapital. Die Ergebnisse geben Aufschluss über den Erfolg eines Unternehmens, dargestellt in der Gewinn- und Verlustrechnung und über die allgemeine finanzielle Situation des Unternehmens, dargestellt in der Bilanz. Diese Kennzahlen werden für einen bestimmten Zeitraum (z. B. ein Jahr) und zu einem bestimmten Stichtag (meist der 31.12.) erstellt. Finanz- und RechnungswesenassistentInnen sammeln und ordnen Belege (z. B. Rechnungen, Quittungen, Bankauszüge, Lieferscheine), dadurch wird die Nachvollziehbarkeit der Geschäftsvorgänge sicher gestellt. Sie überprüfen die Richtigkeit der Belege, vergeben laufende Nummern und kontieren die Belege, d. h. die für die Verbuchung erforderlichen Nummern der Buchhaltungskonten werden auf den Belegen vermerkt. Anschließend werden die Buchungen in das verwendete EDV-Programm (z. B. SAP) übertragen. Am Monatsende bereiten Finanz- und RechnungswesenassistentInnen die Formulare (meist nur noch elektronisch) und Listen für die Entrichtung von Steuern und Abgaben vor (z. B. Umsatzsteuer, Lohnabgaben) und führen die Meldungen an die Behörden über Onlinemeldesysteme durch (FinanzOnline und ELDA). Sie bereiten regelmäßig Kennzahlen und Zwischenberichte für das Controlling und die Geschäftsführung auf und arbeiten in der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Kostenrechnung mit. Außerdem unterstützen sie BilanzbuchhalterInnen und SteuerberaterInnen bei den Jahresabschlussarbeiten. Finanz- und SteuerassistentInnen sorgen dafür, dass die Buchhaltung nicht nur elektronisch gut dokumentiert ist, sondern auch, dass alle schriftlichen Unterlagen (Rechnungen, Bankauszüge, Inventuren, Auswertungen und Statistiken usw.) sorgfältig und nachvollziehbar abgelegt werden, sodass auch nach längerer Zeit leicht darauf zugegriffen werden kann; z. B. im Zuge von externen oder internen Betriebsprüfungen. Vergleiche dazu auch den Nicht-Lehrberuf BuchhalterIn.
